Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Wiktor Nagórka Twój Księgowy z siedzibą w ul. bp. A. Szelążka, nr 20, 87-152 Łubianka, NIP: 8792733709, REGON: 389784135, prowadząca działalność pod marką WN Twój Księgowy, dalej jako „Administrator”.

Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@wnksiegowy.pl, telefonicznie: +48 517 722 301 lub pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres dokumentu

Polityka prywatności obejmuje zasady przetwarzania danych w związku z korzystaniem z:

• serwisu informacyjnego i landing page dostępnego pod adresem wnksiegowy.pl,
• formularzy kontaktowych i formularzy zapytań o ofertę,
• aplikacji dostępnej pod adresem app.wnksiegowy.pl
• korespondencji e-mail, telefonicznej, SMS, komunikacji za pośrednictwem WhatsApp oraz powiadomień systemowych związanych z obsługą konta i usług.

3. Źródła i zakres danych

3.1. Dane podawane na landingu

W ramach formularza kontaktowego lub formularza zapytania Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, NIP, miasto, informacje o branży, formie opodatkowania, statusie VAT, planowanym rozpoczęciu działalności lub współpracy, liczbę dokumentów miesięcznie oraz treść wiadomości.

3.2. Dane związane z aplikacją

W ramach aplikacji mogą być przetwarzane dane użytkowników kont, dane klientów biura, dane przedsiębiorców, dane osób kontaktowych, dane rozliczeniowe, dane dotyczące dokumentów księgowych, płatności, korespondencji, umów, a także dane niezbędne do obsługi uwierzytelniania, w tym 2FA.

3.3. Dane techniczne

Administrator może przetwarzać również dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, logi systemowe, informacje o urządzeniu, przeglądarce, czasie połączenia, zdarzeniach bezpieczeństwa i aktywności w systemie.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie i przygotowanie oferty – na podstawie działań zmierzających do zawarcia umowy albo zgody użytkownika,
• zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług księgowych lub dostępu do aplikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• obsługa konta użytkownika, logowania, bezpieczeństwa, 2FA i komunikacji systemowej – na podstawie uzasadnionego interesu Administratora oraz wykonania umowy,
• obsługa dokumentów, rozliczeń, integracji oraz wymiany danych w ramach funkcji aplikacji – na podstawie wykonania umowy i obowiązków prawnych Administratora,
• archiwizacja, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami oraz wykazanie zgodności działań – na podstawie uzasadnionego interesu Administratora,
• wysyłka informacji handlowych lub kontakt w sprawie oferty – jeżeli użytkownik wyraził odrębną zgodę,
• prowadzenie statystyk i analizy ruchu w serwisie – na podstawie zgody na analityczne pliki cookies.
• obsługa komunikacji prowadzonej za pośrednictwem komunikatora WhatsApp, w tym automatycznych odpowiedzi, obsługi zapytań, przekazywania informacji organizacyjnych, dokumentów, powiadomień oraz kontaktu z potencjalnymi klientami – na podstawie działań zmierzających do zawarcia umowy, wykonania umowy lub uzasadnionego interesu Administratora,

5. Landing i formularze kontaktowe

Dane przesłane przez landing są wykorzystywane do obsługi zapytania, kontaktu z użytkownikiem, przygotowania propozycji współpracy oraz wewnętrznej obsługi procesu sprzedażowego.

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania zgłoszenia i jego prawidłowej obsługi. Brak podania tych danych może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie.

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę marketingową lub zgodę na kontakt handlowy, Administrator może wykorzystać jego dane również do przedstawienia informacji o usługach odpowiadających treści zapytania.

Użytkownik może również kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem komunikatora WhatsApp. Rozpoczęcie rozmowy z wykorzystaniem tego kanału oznacza świadome nawiązanie kontaktu z Administratorem w zakresie związanym z zapytaniem, ofertą lub obsługą usług.

W ramach komunikacji WhatsApp mogą być przetwarzane dane takie jak numer telefonu, treść wiadomości, przesłane dokumenty, pliki, zdjęcia oraz informacje techniczne związane z komunikacją.

6. Aplikacja i konta użytkowników

6.1. Rejestracja i dostęp

Konta w aplikacji są tworzone przez Administratora lub przez upoważnione osoby działające po stronie biura rachunkowego. W ramach obsługi konta Administrator przetwarza dane niezbędne do logowania, identyfikacji użytkownika, nadania uprawnień, obsługi sesji i zabezpieczenia dostępu.

6.2. Funkcje aplikacji

Aplikacja służy w szczególności do obsługi klientów biura rachunkowego, wymiany dokumentów, zarządzania rozliczeniami, komunikacją, umowami, fakturami, dokumentami pracowniczymi lub innymi plikami przekazywanymi w ramach współpracy, a także do korzystania z funkcji takich jak integracja KSeF, generowanie lub prezentacja dokumentów i obsługa zdarzeń systemowych.

6.3. Bezpieczeństwo kont

W celu zwiększenia bezpieczeństwa Administrator może stosować mechanizmy ochrony kont, w tym hasła, sesje, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe zgodne ze standardem TOTP.

7. Integracje i odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w utrzymaniu i świadczeniu usług, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi SMS, rozwiązań do przechowywania plików, narzędzi do podpisu dokumentów, systemów księgowych i systemów integracyjnych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce.

W zależności od konfiguracji usług i funkcji aplikacji dane mogą być przetwarzane także przez dostawców integracji takich jak narzędzia do obsługi KSeF, dostawcy skrzynek e-mail SMTP, dostawcy SMS, WhatsApp/Meta, dostawcy SFTP, a także platformy związane z obsługą umów lub podpisu dokumentów.

W przypadku korzystania z komunikacji za pośrednictwem WhatsApp dane mogą być przetwarzane również przez Meta Platforms Ireland Limited oraz podmioty powiązane z platformą WhatsApp, zgodnie z zasadami i politykami dostawcy tej usługi.

W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych lub technologicznych dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w szczególności przez dostawców usług analitycznych, może dochodzić do przekazywania niektórych danych poza EOG, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Taki transfer odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu analitycznego lub technicznego oraz z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez prawo, w szczególności standardowych klauzul umownych albo innego odpowiedniego mechanizmu legalizującego transfer.

8. Okres przechowywania danych

• dane z formularzy kontaktowych – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub do czasu wycofania zgody, jeśli była podstawą kontaktu,
• dane kont użytkowników i dane związane z realizacją usług – przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas wymagany przez przepisy prawa i okres niezbędny do obrony przed roszczeniami,
• dane księgowe, dokumentacyjne i rozliczeniowe – przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego i cywilnego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania,
• dane techniczne i logi – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i ciągłości działania usług.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przepisami prawa każdej osobie przysługuje prawo do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Cookies i technologie podobne

10.1. Zakres stosowania

Serwis i aplikacja mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celach niezbędnych do działania strony, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień użytkownika oraz – po uzyskaniu zgody – w celach analitycznych lub statystycznych. W przypadku narzędzi analitycznych dane związane z ruchem w serwisie mogą być przetwarzane również przez dostawców mających infrastrukturę poza EOG.

10.2. Kategorie cookies

• niezbędne – umożliwiają prawidłowe działanie serwisu, sesji, formularzy i zabezpieczeń,
• funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika,
• analityczne – pomagają mierzyć ruch i ulepszać serwis, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę.

10.3. Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać zgodami z poziomu banera cookies oraz ustawień swojej przeglądarki. Wycofanie zgody na cookies analityczne jest możliwe w każdym czasie w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym rozwiązania służące ochronie transmisji, ograniczaniu dostępu do danych, zabezpieczeniu kont użytkowników, logowaniu zdarzeń, ochronie dokumentów oraz utrzymaniu poufności, integralności i dostępności systemów.

Dane są przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione lub podmioty przetwarzające działające na podstawie odpowiednich umów i instrukcji.

Administrator zaleca, aby użytkownicy nie przekazywali za pośrednictwem komunikatorów danych szczególnie wrażliwych, danych kart płatniczych, haseł lub innych informacji wymagających podwyższonego poziomu bezpieczeństwa, jeżeli nie jest to konieczne do realizacji kontaktu lub usługi.

12. Kontakt i zmiany polityki

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@wnksiegowy.pl.

Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmian prawnych, organizacyjnych, technologicznych lub funkcjonalnych. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w serwisie.